Conditions d'utilisation

Dernière mise à jour : 7 novembre 2026

1. Mentions légales

Éditeur : Jordy-Renato Margaretta, entrepreneur individuel, nom commercial KAIRO AI (HeyNaïa est un service de KAIRO AI)
SIREN : 930 849 690 · SIRET : 930 849 690 00027 · APE 62.02A
Adresse : 18 rue Engel Dollfus, 68200 Mulhouse, France
TVA intracommunautaire : FR77930849690 (TVA non applicable, article 293 B du CGI)
Contact : support@heynaia.fr
Directeur de la publication : Jordy-Renato Margaretta
Hébergement du site : Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, États-Unis · vercel.com
Hébergement des données : Supabase (Union européenne)

2. Le service

HeyNaïa met à disposition des professionnelles de la beauté une assistante virtuelle (« Naïa ») qui répond aux messages Instagram de leurs clientes, propose des créneaux, encaisse des acomptes (via le prestataire de paiement de la professionnelle, ou par carte avec Stripe) et envoie des rappels de rendez-vous (sur Instagram, ou par SMS). Le service est actuellement proposé en version beta : les fonctionnalités et les tarifs peuvent évoluer, avec information préalable des utilisatrices.

HeyNaïa propose aussi le mode express, qui envoie aux professionnelles les demandes de rendez-vous immédiats des clientes proches, avec ou sans abonnement.

3. Compte et prérequis

Naïa requiert un compte Instagram professionnel et l'acceptation des conditions des plateformes tierces (Meta, prestataire de paiement). Le mode express seul ne demande pas de compte Instagram.
La professionnelle fournit et maintient à jour sa grille de prestations, ses prix et ses règles (acompte, annulation, retard). Naïa applique exclusivement ces informations.
La professionnelle reste seule responsable de ses prestations, de ses prix et de sa relation commerciale avec ses clientes.

4. Abonnements, essai et résiliation

Formules (prix TTC, par mois) : Solo au prix fondateur 39,90 € (places limitées pendant la beta, prix garanti tant que l'abonnement reste actif) · Solo 49,90 € · Pro 69 € · Studio 129 € · Pack Visibilité +49 € en option (compris dans Studio).
Places au prix fondateur : une place est réservée pendant tout l'essai. Si l'essai se termine sans moyen de paiement, la place se libère ; la professionnelle qui reprend ensuite son abonnement garde le prix de son abonnement. Pendant une pause choisie depuis le tableau de bord, la place reste réservée. Quand toutes les places sont prises, les nouvelles inscriptions bénéficient de l'essai affiché sur la page d'inscription (voir « Essai offert »), en Solo à 49,90 € par mois.
Paiement à l'année : Solo au prix fondateur 399 € par an, Solo 499 € par an, Pro 690 € par an, Studio 1 290 € par an, soit deux mois gratuits ; les options se paient alors aussi à l'année (100 € par an chacune, 490 € par an pour le Pack Visibilité). L'année est payée d'avance, en une fois, à la fin de l'essai (ou le jour où le moyen de paiement est ajouté, si l'essai est déjà terminé). Elle se renouvelle à son terme sauf arrêt du renouvellement depuis le tableau de bord ; une année commencée n'est pas remboursée au prorata.
Rappels par SMS compris : chaque formule comprend les rappels de rendez-vous par SMS, dans la limite de 150 SMS par mois en Solo (300 en Pro, 600 en Studio). Au-delà, les rappels du mois partent uniquement sur Instagram, quand la cliente a écrit récemment.
Options (par mois) : relances et promos par SMS 10 € (jusqu'à 100 SMS par mois, comprises en Pro et Studio) · nom du salon en expéditeur SMS 10 € (compris en Pro et Studio) · Pack Visibilité 49 € (compris en Studio). Le nom d'expéditeur est choisi dans le tableau de bord puis validé auprès des opérateurs ; en attendant, les SMS partent au nom « HeyNaia ». Les options s'ajoutent ou se retirent à tout moment depuis le tableau de bord ; elles sont facturées au prorata.
Pack Visibilité : Naïa monte des Reels et des avant/après à partir des photos de réalisations que la professionnelle a mises dans HeyNaïa, écrit leur légende et les publie sur le compte Instagram du salon, de 1 à 7 fois par semaine selon son réglage. Rien n'est publié tant que la professionnelle n'a pas allumé le Pack dans son tableau de bord ; elle y voit chaque publication avant son départ, peut la modifier, la retirer ou choisir elle-même son heure, et peut couper le Pack à tout moment. Elle garantit avoir les droits sur les photos qu'elle met dans HeyNaïa. Le Pack démarre dès que la publication sur Instagram depuis HeyNaïa est possible pour le compte du salon ; tant qu'elle ne l'est pas, l'option ne peut pas être ajoutée.
Page du salon et réservation en ligne : comprises dans toutes les formules. La page présente le salon (prestations, photos, vidéos, avis) ; la cliente y choisit seule son créneau et règle l'acompte, ou réserve avec Naïa par message. La pro peut couper la réservation en ligne dans son tableau de bord.
Annuaire HeyNaïa : inclus dans toutes les formules (essai gratuit compris) et sans aucune commission : la professionnelle garde 100 % de ses prix. L'annuaire (« Trouve ta pro », sur heynaia.fr/trouver) ouvre progressivement, d'abord en Guadeloupe et à La Réunion ; la professionnelle est prévenue avant son ouverture dans sa zone. Elle y figure par défaut et peut en sortir à tout moment, en un clic depuis son tableau de bord ou depuis le lien de l'e-mail qui annonce l'ouverture, puis y revenir quand elle le souhaite. Pour y apparaître, il lui faut au moins une prestation avec son prix et sa ville ou son code postal. Une cliente qui cherche près de chez elle y voit le nom du salon, sa ville et sa distance, la prestation cherchée et son prix, une photo, la note et le nombre d'avis vérifiés, et le prochain créneau libre, avec un lien vers la page du salon. L'adresse exacte n'est jamais montrée avant une réservation.
Plusieurs praticiennes : compris en Studio, jusqu'à 12 praticiennes. Chacune a ses jours de travail ; Naïa répartit les rendez-vous entre celles qui sont libres et indique à la cliente avec qui elle a rendez-vous.
Changer de formule : le passage d'une formule à une autre (Solo, Pro, Studio) se fait depuis le tableau de bord, au même rythme de paiement ; la différence est calculée au prorata (au mois sur la facture suivante, à l'année tout de suite). Les options comprises dans la nouvelle formule ne sont plus facturées.
Souscription en ligne : le paiement est géré par Stripe, prestataire de paiement agréé ; HeyNaïa ne voit ni ne stocke vos données bancaires. Les factures sont disponibles dans le tableau de bord (menu, « Mon abonnement »).
Essai offert : rien n'est prélevé pendant l'essai. Ses conditions sont celles affichées sur la page d'inscription au moment de l'inscription, sous l'une des deux formes suivantes :
- Essai d'une durée fixe : il dure un mois tant qu'il reste des places au prix fondateur (jusqu'au trentième jour après l'inscription inclus), puis deux semaines (jusqu'au quatorzième jour inclus), jusqu'à 23 h 59 (heure de Paris) ; sa durée s'apprécie au jour de l'inscription et sa date de fin est indiquée à l'inscription, dans l'e-mail de bienvenue et dans le tableau de bord.
- Essai « 10 RDV » : la professionnelle ne paie rien tant que Naïa ne lui a pas pris 10 rendez-vous, dans la limite d'un mois après l'inscription (3 mois pour les professionnelles inscrites jusqu'au 9 novembre 2026 au matin ; la date limite de chacune est affichée dans son tableau de bord). Compte chaque rendez-vous qu'une cliente prend en ligne (avec Naïa en message sur Instagram, sur WhatsApp ou dans le chat de la page du salon, ou sur la page de réservation), une fois confirmé. Ne comptent pas : les rendez-vous ajoutés par la professionnelle elle-même, ceux repris de son agenda Google, les rendez-vous express, les rendez-vous annulés et, pour une série de rendez-vous demandée en une seule fois, ceux qui suivent le premier. Une fois le 10^e rendez-vous atteint, une annulation ne remet pas le compte en arrière. Au 10^e rendez-vous, ou au bout de 3 mois si cela arrive avant, la professionnelle dispose de 7 jours pour ajouter son moyen de paiement depuis son tableau de bord ; si elle l'a déjà ajouté, l'abonnement commence tout de suite. Sur une formule au mois, le premier mois payé est réduit de 40 € (40 CHF pour un salon établi en Suisse), soit 9,90 € en Solo, 29 € en Pro et 89 € en Studio (9,90 CHF, 29 CHF et 89 CHF en Suisse), puis la formule est facturée au tarif affiché lors de l'inscription ; sur une formule à l'année, le tarif annuel s'applique dès le premier paiement, sans mois réduit. Sans moyen de paiement au bout des 7 jours, Naïa se met en pause, sans aucun prélèvement ni frais : les réglages, les clientes et l'historique sont conservés, et l'ajout d'un moyen de paiement la relance. Pendant cet essai, les rappels par SMS sont compris dans la limite de 20 par mois ; au-delà, ils partent uniquement sur Instagram, quand la cliente a écrit récemment.
L'essai est accordé une seule fois par professionnelle : une adresse e-mail ou un compte Instagram (et, pour l'essai « 10 RDV », un numéro de téléphone) qui en a déjà bénéficié peut s'abonner directement, sans nouvel essai.
Inscription sans carte bancaire : l'inscription à l'essai ne demande aucun moyen de paiement. Pour continuer après l'essai, la professionnelle ajoute son moyen de paiement (carte ou prélèvement SEPA) depuis son tableau de bord ou depuis les e-mails de rappel, envoyés trois jours avant et la veille de la fin. L'abonnement se poursuit alors au tarif affiché lors de l'inscription, avec un premier prélèvement à la fin de l'essai (pour l'essai « 10 RDV », la fin de l'essai, le mois réduit et la pause sont ceux décrits au point « Essai offert »). Sans moyen de paiement à cette date, Naïa s'arrête automatiquement, sans aucun prélèvement ni frais : les réglages, les clientes et l'historique sont conservés, et l'ajout d'une carte relance le même abonnement, au même tarif, avec un premier paiement le jour de la reprise.
Inscription avec un moyen de paiement : lorsque le moyen de paiement (carte ou prélèvement SEPA) est enregistré dès la souscription, sur la page de paiement Stripe, rien n'est prélevé pendant l'essai. Sauf résiliation avant sa fin, l'abonnement se poursuit automatiquement au tarif choisi, que vous acceptez au moment de souscrire. Un e-mail de rappel est envoyé quelques jours avant la fin de l'essai.
Sans engagement : résiliation à tout moment, en deux clics depuis le tableau de bord ou par simple e-mail. Elle prend effet à la fin de la période en cours, déjà payée (le mois, ou l'année pour un paiement annuel), sans remboursement au prorata ; une résiliation pendant l'essai n'entraîne aucun prélèvement. Jusqu'à cette date, l'arrêt peut être annulé en un clic, sans rien changer à l'abonnement.
Pause : au lieu d'arrêter, la professionnelle qui paie au mois peut mettre son abonnement en pause pour 1, 2 ou 3 mois depuis son tableau de bord. Pendant la pause, rien n'est facturé et Naïa ne répond plus pour son salon ; les réglages, les clientes, l'historique et le tarif de l'abonnement (prix fondateur compris) sont conservés. L'abonnement reprend automatiquement à la date choisie, ou plus tôt sur simple demande depuis le tableau de bord, et la facturation reprend à l'échéance habituelle.
Remises de fidélité : au moment d'un arrêt, HeyNaïa peut proposer une remise de 50 % sur le mois suivant ; après un arrêt, une remise de 50 % sur le premier mois d'un nouvel abonnement pour le même salon. Chacune ne s'applique qu'une seule fois par salon, sur une seule facture d'un abonnement au mois, et n'est pas convertible en argent. Un nouvel abonnement après un arrêt se fait au tarif en vigueur à ce moment-là.
Paiement refusé : le prélèvement est retenté automatiquement pendant quelques jours et un e-mail vous prévient. Sans régularisation, l'abonnement s'arrête et Naïa cesse de répondre pour votre salon.
Évolution des prix : tout changement de tarif est annoncé au moins 30 jours à l'avance ; le prix fondateur reste acquis tant que l'abonnement reste actif, pause comprise.

5. Paiements et acomptes

Par défaut, les acomptes des clientes sont encaissés directement par le prestataire de paiement de la professionnelle (PayPal, Stripe, SumUp…). HeyNaïa n'est pas un établissement de paiement et ne détient aucun fonds ; les remboursements relèvent des règles du salon.

Paiement des acomptes par carte (facultatif) : la professionnelle peut l'activer depuis son tableau de bord. La cliente règle alors l'acompte par carte depuis le lien envoyé par Naïa, et le rendez-vous se confirme dès le paiement.

Compte de paiement Stripe : un compte de paiement est ouvert au nom de la professionnelle chez Stripe Payments Europe (service Stripe Connect), qui vérifie son identité. En l'activant, elle accepte l'Accord sur les comptes connectés Stripe, qui comprend les Conditions générales des services Stripe. Les paiements arrivent directement sur ce compte, puis sur son compte bancaire par virement automatique : HeyNaïa ne détient jamais ces fonds.
Frais : HeyNaïa ne prélève aucune commission sur les acomptes, sauf celle du mode express pour les professionnelles sans abonnement. Stripe prélève ses propres frais de paiement par carte (à partir de 1,5 % + 0,25 € pour une carte européenne standard, davantage pour certaines cartes étrangères). Ces frais ne sont pas rendus en cas de remboursement.
Remboursements : la professionnelle rembourse elle-même un acompte, en un clic depuis la fiche du rendez-vous ; Naïa la prévient quand ses règles d'annulation le prévoient. Un acompte payé deux fois pour le même rendez-vous est remboursé automatiquement, frais compris.
Contestations bancaires (litiges) : si une cliente conteste un paiement auprès de sa banque, la professionnelle est prévenue et répond à quelques questions dans son tableau de bord ; HeyNaïa transmet alors à Stripe un dossier constitué automatiquement (réservation, conditions d'annulation affichées au moment du paiement, rappels, échanges). La décision appartient à la banque de la cliente. Les frais de litige facturés par Stripe sont prélevés sur le compte de paiement de la professionnelle, comme pour tout compte Stripe.
Arrêt : la professionnelle peut cesser à tout moment d'utiliser le paiement par carte ; Naïa revient alors à son lien de paiement habituel. La fermeture du compte Stripe se demande à support@heynaia.fr.

5 bis. Le mode express

Le mode express met en relation une cliente qui veut un rendez-vous tout de suite (sur heynaia.fr/trouver) avec les professionnelles disponibles près d'elle. La première qui accepte prend le rendez-vous, dans 15 minutes à 1 heure.

Pour les professionnelles

Avec un abonnement HeyNaïa : aucune commission sur les rendez-vous express, et les demandes leur arrivent en premier : d'abord aux formules Pro et Studio, puis 1 minute après aux formules Solo.
Sans abonnement (formule express) : 0 € par mois. HeyNaïa prélève une commission de 10 % du prix de la prestation, seulement quand la professionnelle accepte une demande et que l'acompte est payé. Elle est prise sur l'acompte, par Stripe, au moment du paiement, et rendue si l'acompte est remboursé. Les demandes lui arrivent 2 minutes après les professionnelles abonnées, si aucune n'a encore accepté.
L'acompte d'un rendez-vous express vaut au moins 10 €, et au moins le montant de la commission, sans jamais dépasser le prix ; il est déduit du prix le jour du rendez-vous. Les frais de Stripe s'appliquent comme pour tout paiement par carte (section 5).
Pour recevoir des demandes : des prestations avec un prix et une durée, le paiement par carte activé (compte de paiement Stripe, section 5) et un moyen d'être prévenue (WhatsApp, Telegram ou les notifications du téléphone).
En acceptant une demande, la professionnelle s'engage à recevoir la cliente au créneau qu'elle a choisi, au prix affiché. Elle choisit ses heures express et peut arrêter à tout moment depuis son espace.
La formule express ne comprend ni Naïa (les réponses aux messages), ni la page du salon et la réservation en ligne, ni les rappels et relances par SMS : ils viennent avec un abonnement, que la professionnelle peut prendre à tout moment depuis son espace.
Une professionnelle de la formule express apparaît aussi dans les résultats de heynaia.fr/trouver, pour son métier et près de chez elle : son nom, sa ville, sa distance, où se font ses rendez-vous et ses prochaines heures express, sans page ni réservation à l'avance. Elle peut ne plus y apparaître à tout moment, sur simple demande au support.

Pour les clientes

La cliente enregistre sa carte chez Stripe avant l'envoi de sa demande : rien n'est débité tant qu'aucune professionnelle n'accepte. Sans réponse dans le délai affiché, la demande s'arrête et rien n'est débité.
Quand une professionnelle accepte, l'acompte est débité sur la carte, directement au profit de la professionnelle, et déduit du prix le jour du rendez-vous. Les frais express de 2 € sont dus à HeyNaïa une fois le rendez-vous confirmé.
Les règles d'annulation de la professionnelle s'appliquent à l'acompte. Si c'est la professionnelle qui annule, l'acompte est remboursé, et les frais express aussi, sur simple demande à support@heynaia.fr.

6. Limites et responsabilités

Naïa est une assistante automatisée : elle transfère à la professionnelle toute demande sensible (réclamation, question de santé, demande d'exception) et ne donne jamais de conseil médical.
Le service dépend des API de plateformes tierces (Meta, prestataires) ; en cas d'indisponibilité de celles-ci, KAIRO AI mettra tout en œuvre pour rétablir le service sans pouvoir garantir une disponibilité continue pendant la beta.
La responsabilité de KAIRO AI, si elle était engagée, est limitée au montant des sommes versées au titre des trois derniers mois d'abonnement.

7. Facturation électronique et compta

Cette partie concerne les professionnelles établies en France (pour la Suisse, voir la partie 7 bis). Lorsque le module compta est activé, HeyNaïa enregistre les recettes et prépare les documents dans les formats exigés par la réforme de la facturation électronique (2026-2027), en s'appuyant sur une plateforme de dématérialisation agréée par l'État. La professionnelle reste responsable de ses déclarations fiscales et sociales.

Plateforme agréée Super PDP. La professionnelle peut relier elle-même, depuis son espace (Factures), son compte chez Super PDP, plateforme de facturation électronique agréée par l'État. Ce compte est à son nom : elle le crée (ou s'y connecte) et y vérifie son identité directement chez Super PDP, selon les conditions de Super PDP. HeyNaïa ne connaît jamais son mot de passe. Une fois le compte relié, HeyNaïa transmet en son nom à Super PDP le total des ventes et des encaissements enregistrés dans HeyNaïa, par jour et par taux de TVA, sans aucune donnée personnelle des clientes, et Super PDP les déclare à l'administration fiscale selon le calendrier légal (e-reporting). L'accord est écrit sous le bouton de connexion : en touchant ce bouton, la professionnelle le donne. Il est daté et conservé comme preuve, avec le texte accepté. Elle peut le retirer à tout moment avec le bouton « Déconnecter » de son espace : HeyNaïa arrête alors toute transmission et efface ses accès au compte. Le compte Super PDP reste le sien ; si elle ne l'utilise plus, elle doit désigner une autre plateforme agréée, et HeyNaïa l'aide à récupérer ses données.

7 bis. Professionnelles établies en Suisse

HeyNaïa est aussi proposé aux professionnelles établies en Suisse. Pour elles :

Numéro d'entreprise : la professionnelle donne le numéro IDE de son entreprise (CHE-123.456.789) à la place d'un SIREN. HeyNaïa vérifie seulement sa forme et sa clé de contrôle ; la professionnelle reste responsable de son exactitude.
Factures : elles sont émises à son nom, avec son numéro IDE, sans les mentions propres au droit français. Si elle indique être assujettie à la TVA, son numéro de TVA (son numéro IDE suivi de « TVA ») et le taux qu'elle choisit (8,1 %, 2,6 % ou 3,8 %) figurent sur ses factures ; sinon, aucune TVA n'y figure. Elle reste seule responsable de son assujettissement, du taux appliqué et de ses obligations fiscales et comptables en Suisse.
Facturation électronique : la réforme française de la facturation électronique ne la concerne pas. Les plateformes agréées françaises (Super PDP, B2Brouter) et l'e-reporting ne lui sont pas proposés, et aucune donnée de ses ventes n'est transmise à une plateforme française.
Données personnelles : la loi suisse sur la protection des données (nLPD) s'applique aussi, voir la Politique de confidentialité.

8. Propriété intellectuelle

La marque HeyNaïa, le logo, le site et le service sont la propriété de KAIRO AI. Les contenus des salons (photos, textes, grilles) restent la propriété de leurs autrices.

9. Données personnelles

Le traitement des données est décrit dans la Politique de confidentialité ; la suppression est expliquée sur la page Suppression des données.

Pendant la bêta. Quand Naïa passe la main à la professionnelle (question de santé, réclamation, prix hors grille, annulation ou report hors délai), l'alerte part sur son Telegram et une copie est envoyée à l'équipe KAIRO, pour le support et pour corriger les erreurs de l'assistante. Cette copie ne porte que sur les conversations transférées, jamais sur celles que Naïa gère seule. Elle prend fin avec la bêta, et la professionnelle peut la faire couper à tout moment sur simple demande.

10. Droit applicable

Les présentes conditions sont soumises au droit français. En cas de litige, une solution amiable sera recherchée avant toute action ; à défaut, les tribunaux français seront compétents.