Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 28 septembre 2026

1. Qui sommes-nous

HeyNaïa est un service édité par KAIRO AI (Jordy Margaretta), joignable à contact.heynaia@gmail.com. KAIRO AI est le responsable du traitement des données décrites sur cette page. HeyNaïa fournit une assistante virtuelle (« Naïa ») aux professionnelles de la beauté : elle répond à leurs messages Instagram, organise leurs rendez-vous, encaisse des acomptes via des prestataires de paiement et envoie des rappels.

2. Quelles données nous traitons

Si vous êtes une professionnelle utilisatrice de HeyNaïa :

identité et contact : nom, prénom, e-mail, téléphone, nom du salon ;
compte Instagram professionnel connecté (identifiant, jeton d'accès technique) ;
paramètres du service : grille de prestations et de prix, règles du salon (acompte, annulation, retards), ton des messages, agenda ;
données d'activité : rendez-vous, statistiques d'utilisation, recettes et dépenses si le module compta est activé ;
sécurité du compte : lors de chaque modification de votre lien de paiement, l'adresse IP et le type d'appareil utilisés (par exemple « iPhone · Safari ») ;
facturation électronique, si vous l'acceptez : la date de votre accord, le texte accepté, l'adresse IP et l'appareil utilisés (preuve de l'accord), et votre identifiant chez B2Brouter.

Si vous êtes cliente d'un salon utilisant HeyNaïa :

le contenu des conversations que vous échangez avec le salon sur Instagram (y compris les photos que vous envoyez pour un devis) ;
votre prénom ou pseudonyme Instagram ;
votre numéro de téléphone, uniquement si vous l'avez communiqué pour recevoir les rappels de rendez-vous ;
l'historique de vos rendez-vous avec ce salon.

Si vous écrivez à support@heynaia.fr : votre adresse e-mail, votre nom tel qu'il apparaît dans votre messagerie, le contenu de vos messages et leurs pièces jointes, pour vous répondre (intérêt légitime).

Paiements : les acomptes sont encaissés directement par le prestataire de paiement choisi par la professionnelle (PayPal, Stripe ou SumUp). HeyNaïa ne collecte ni ne stocke aucune donnée bancaire.

3. Pourquoi (finalités et bases légales)

Fournir le service : répondre aux messages, organiser les rendez-vous, envoyer les rappels (exécution du contrat) ;
Rappels WhatsApp / SMS : envoyés aux clientes ayant communiqué leur numéro à cette fin (consentement) ;
Compta et conformité : tenue des recettes et transmission des données de facturation aux plateformes agréées lorsque la réglementation l'exige (obligation légale) ;
Amélioration du service : statistiques d'usage agrégées (intérêt légitime) ;
Protection des acomptes : vous alerter à chaque changement de votre lien de paiement, vous montrer d'où il a été fait et vous permettre de l'annuler en un geste (intérêt légitime) ;
Facturation électronique : ouvrir et utiliser votre compte chez la plateforme agréée B2Brouter, une fois que vous l'avez accepté (exécution du contrat et obligation légale).

Nous ne vendons jamais vos données. Aucune conversation n'est utilisée à des fins publicitaires.

4. Qui y a accès (sous-traitants)

Meta Platforms : API Instagram et WhatsApp Business (transport des messages) ;
Google Ireland Limited : API Google Agenda, uniquement si vous connectez votre agenda (synchronisation des rendez-vous) ;
Supabase : hébergement de la base de données (Union européenne) ;
Vercel Inc. : hébergement du site ;
Brevo : envoi des rappels SMS ;
Hostinger : serveur qui fait tourner nos automatisations et reçoit ou envoie le courrier de support@heynaia.fr ;
Prestataires d'intelligence artificielle : ils génèrent les réponses de Naïa et analysent les photos et vidéos envoyées. Certains sont situés hors de l'Union européenne ; ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par la Commission européenne ;
B2Brouter, plateforme agréée par l'État : facturation électronique et e-reporting (réforme 2026-2027), une fois que la professionnelle l'a accepté dans son espace. Pour les ventes aux particuliers, seuls des totaux sont déclarés, sans donnée personnelle des clientes.

5. Connexion à Google Agenda (facultatif)

Si vous choisissez de connecter votre Google Agenda, HeyNaïa vous demande l'autorisation d'accéder à vos agendas Google (périmètre calendar). Nous utilisons cet accès uniquement pour :

lire vos créneaux occupés, afin que Naïa ne propose jamais un horaire déjà pris ;
créer, modifier et supprimer dans votre agenda les rendez-vous gérés par HeyNaïa ;
tenir un agenda dédié « HeyNaïa » que nous créons pour vous à la connexion.

Nous stockons uniquement le jeton de connexion (chiffré côté serveur), l'identifiant de votre agenda et les identifiants des rendez-vous créés par HeyNaïa. Nous n'utilisons jamais vos données d'agenda à des fins publicitaires et ne les transmettons à aucun tiers autre que les sous-traitants listés ci-dessus. Vous pouvez révoquer cet accès à tout moment depuis les réglages de HeyNaïa ou depuis votre compte Google : le jeton est alors supprimé immédiatement.

L'utilisation et le transfert par HeyNaïa des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d'utilisation limitée (« Limited Use »).

HeyNaïa's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

6. Combien de temps

conversations et coordonnées clientes : 24 mois après le dernier échange ;
compte professionnel et paramètres : supprimés dans les 30 jours suivant la clôture du compte ;
jeton de connexion Google Agenda : supprimé dès la déconnexion, ou dans les 30 jours suivant la clôture du compte ;
pièces comptables (recettes, factures) : 10 ans, conformément aux obligations légales françaises ;
adresse IP et type d'appareil liés à un changement du lien de paiement : 12 mois, puis effacés automatiquement ;
preuve de votre accord à la plateforme agréée : pendant toute la durée du compte, puis 5 ans ;
échanges avec le support (e-mails et pièces jointes) : 3 ans après le dernier échange.

7. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition. Pour les exercer, écrivez à contact.heynaia@gmail.com, réponse sous 30 jours au plus. La marche à suivre détaillée pour la suppression est décrite sur la page Suppression des données. Vous pouvez également saisir la CNIL (cnil.fr).

8. Sécurité

Les échanges sont chiffrés en transit (HTTPS). Les jetons d'accès techniques sont stockés côté serveur, jamais exposés dans le navigateur. Les accès à la base de données sont restreints et journalisés. Chaque salon n'accède qu'à ses propres données.

9. Cookies

Ce site ne dépose aucun cookie de suivi ou de publicité. Les polices de caractères sont chargées depuis des CDN (Fontshare, Google Fonts) qui peuvent recevoir votre adresse IP au chargement de la page.

10. Contact

KAIRO AI · contact.heynaia@gmail.com · Genève / Paris